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SharePoint予定表の期限を過ぎたら自動でメール配信する方法

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会社でファイルや予定の共有のためにSharePointを使っています。

予定の共有と日程管理に役立つであろうSharePoint予定表の期限を過ぎたら自動でメール配信する方法をまとめておきます。

今回は「SharePoint Designer 2013」というソフトでワークフローという機能を作成して実施しました。

本記事ではSharePointの予定表の作成、SharePoint Designerのインストールからワークフロー作成までを図解入りで詳細に説明します。

 

1.SharePoint予定表の作成


SharePointのサイトコンテンツ>新規>アプリより予定表を作成します。

 「test予定表」という名前で下記のような予定表が作成できます。

  

 

2.アイテムの作成


初期のアイテムは以下の通りとなっています。

今回は2020/3/31にタイトル「出欠連絡」のアイテムを作成します。

3.アイテムの追加


アイテムに「期限」と「メール配信先」を追加します。

上部メニューの予定表>リストの設定を選択します。

すると細々と項目が出てきますが、下図の「列の作成」を選択します。

列名:期限

この列の情報の種類:日付と時刻

既定値:今日の日付

を入力し、右下のOKを選択します。

同じようにメール配信先を列の作成から入力します。

列名:メール配信先

この列の情報の種類:1行テキスト

既定値:1234@abc.com

を入力し、右下のOKを選択します。

※1234@abc.comに配信したいメールアドレスを入力

アイテムに戻ると「期限」と「メール配信先」が追加されています。

4.SharePoint Designer 2013のインストール


まず、ソフト本体とサービスパックを下記サイトからダウンロードしてインストールします。

(1)本体 https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=35491

(2)Service Pack https://support.microsoft.com/ja-jp/help/2817441/description-of-microsoft-sharepoint-designer-2013-service-pack-1-sp1

5.ワークフローの作成開始


SharePoint Designer 2013を起動したらサイトを開くからSharePoint予定表のサイトを開きます。

注意点としてSharePoint予定表のサイト側に所有者権限を付与しておかないとサイトを開くことができないです。

サイトを開けたら左上の「リストワークフロー」から新しいワークフローを作成します。今回、テストワークフローという名前を付けます。

テストワークフローのタブが新規作成され、下記のような画面となります。

ステージというのはワークの単位のようです。今回のワークとしては

①期限まで待つ、②メールを配信するの2つのためステージを2つ作成します。

ステージは上部メニューのステージから追加できます。

ステージ1→ステージ2→ワークフロー終了という流れとするため、

ステージに移行を下図のように設定します。

6.期限まで待つワークフロー作成


ステージ1に期限まで待つというアクションを設定します。

アクションの「指定した日まで停止する」をステージ1に設定します。

指定した日をSharePointのリストで作成した「期限」とするため下図のように

データソース:現在のアイテム

ソースのフィールド:期限

と設定します。

7.メール配信設定するワークフロー作成


メール設定をします。まずステージ2に「電子メールを送信する」アクションを設定します。

続いてメール配信先の設定のためメール作成画面の宛先から

「ユーザーのワークフロー参照」

データソース:現在のアイテム

ソースのフィールド:メール配信先

を追加します。

続いてローカル変数を設定します。これはメール本文に期限が来た

予定表アイテムのURLを貼るために、そのURLを変数化します。

変数名を「予定表変数」とします。

ワークフローに戻り、ステージ2にアクション「ワークフローの変数を設定する」を追加し、変数は先に作成したローカル変数「予定表変数」とし、値は下図のように

(サイトURL)/DispForm.aspx?ID=[%現在のアイテム:ID%]

に設定します。

[%現在のアイテム:ID%]の部分は左下の「参照の追加または変更」から

データソース:現在のアイテム

ソースのフィールド:ID

で参照します。

メール本文にはタイトルとSharePoint予定表を載せるために「参照の追加または変更」から現在のアイテム:タイトルと変数:予定表変数を参照します。

8.ワークフロー発行


SharePoint予定表に反映させるために発行します。

これでワークフローの作成は完了です。

9.SharePoint予定表へのワークフロー設定


SharePoint予定表に戻り、ワークフローを設定する予定表アイテムを選択します。

上部メニューのワークフローを選択します。

新しいワークフローの開始で先に作成した「テストワークフロー」を実行します。

すると実行中のワークフローの欄に「テストワークフロー」が表示されます。

完了したら「完了したワークフロー」に表示されます。

10.メール受信確認


期限を過ぎたら下図のようなメールが届きます。

以上で終わりです。

初回にワークフロー作成のが手間ではありますが1回作成してしまえば再利用できるので日程管理に活用できるかと思います。

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